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让消防工作数字化和网络化的先决条件和基本做法
随着时代的进步和发展,消防监督工作日益重要,也日益烦琐和庞杂。为了更好、更便捷地完成搞好消防监督工作、预防火灾发生、保一方平安的任务,我们新时代的消防监督人员要学会运用各种新工具、新技术、新方法来干工作。数码和网络等技术日新月异的发展就为我们带来了一种很好的工具。现就此谈谈本人的看法。 一、 工作思路 基层单位建筑工程审核验收、监督检查、调查火灾原因、实施行政处罚等重要工作中,利用数码录音机、照相机、摄象机采集工作过程、证据、资料。之后,与计算机连机,将资料下载到硬盘中,编辑、剪辑。执法过程中比较重要的法律文书,通过扫描仪输入电脑存档。日常工作中建立数字化的监督业务内业档案(包括前置审核、上报或下发的重要文字材料、火灾、处罚、建审卷宗全部或部分内容、日常各种报表等)。上述资料定期或需要时进行整理,通过刻录机从计算机中输出到光盘中存档,同时通过邮寄或网络将优秀的事例、经验和疑惑之处的相关资料上报上级机关。 上级机关从基层执法单位定期上报的具有典型性的监督检查、火灾原因调查、建审等工作过程的音像资料,身临其境地了解基层单位工作的实际情况。通过组织对下指导部门工作人员观看和分析,总结经验,定期收集、整理、汇总,制作成光盘,或在公安网上向基层单位向下通报或传达,指导基层消防监督工作实践,使基层单位观摩到好的经验,吸取别人的教训,以利今后工作。 当公安网普及到基层消防大队和消防科的条件下,还可让每个大队和消防科建立自己的主页,将自己的音像、表格、样本卷宗、图片、音像等资料上传到公安网上,供其他兄弟单位借鉴、学习和参考。其工作流程见下图(数字化网络化的消防工作流程图)。 这样做有如下好处: 1、 有利于基层单位火因调查、行政处罚等工作中的取证,使证据更具说服力和真实性; 2、 利用先进手段管理资料,便于保存,便于查找,不易丢失; 3、 有利于各地消防基层单位的互相借鉴和经验交流;
(数字化网络化的消防工作流程图)
4、 有利于基层消防监督工作的规范化管理,在必要时能够迅速收集整理证据、工作情况,并能提高工作效率; 5、 通过音像资料的上传和下达,有利于上级了解基层监督工作的实际情况,以便有的放矢地开展日常指导和对基层单位的验收评比工作,基层也能得到更多的切合实际的指导。 当然,这样做也存在一定的问题,例如,消防科内勤的工作量将一下子增大许多。解决的办法,我认为在于:1、加强统一培训,尽快培养起一批在消防部队里能够担当各种数据的采集、编辑、整理、输出工作的干部;2、不断总结相关经验和教训,让此项工作的开展更加贴近工作实际和适应本地工作情况。 二、 所需设备、器材及配置要领 1、 数码录音机一台(功能一般,能录音,能与电脑连机即可); 2、 数码相机(要35万相素以上,因为火场勘察中的照片有时需要稍微高一点的清晰度,如果有品质较好的数码摄象机也可以不用照相机,因为摄象机同样可以采集照片); 3、 数码摄象机一台(品质一般即可,只要是数码的); 4、 多媒体电脑一台(推荐最低配置:PⅢCPU、128M内存、16M显卡、20G硬盘); 5、 光盘刻录机一台,空白光盘若干(建议使用外置式,因为可以方便地用于不同的电脑上); 6、 扫描仪一部; 7、 笔记本电脑及便携式彩色喷墨打印机一套; 8、 移动USB硬盘(建议10G以上)一块; 9、 专门的音像档案资料室或资料柜。 当然,这里也存在一个问题,那就是实现这些需要一定量的经费。但我想为了规范化的消防监督工作,适当增加投入是正常的、必要的,也是值得的。 三、 实际工作中的几个具体问题和解释说明 1、 几种相关器材的应用 目前大多数单位的办公室里都已经有了电脑,如果配置够用的话,可以添置一些外设,来满足工作的需要。可以通过扫描仪将重要的并且不能复制的文件资料数字化后存入硬盘;活动硬盘可以临时备份较重要的数据、资料,以免计算机系统出现问题时数据丢失,还可以实现不同电脑之间大量数据的快捷转移,当然,有网卡也同样可以实现不同电脑间的数据转移;光盘刻录机可以将电脑中存储的文件、资料输出到光盘介质上,更易保存和携带。 数码录音机、数码相机、数码摄象机不仅可以象普通设备那样记录声音、图象等资料,重要的是能方便的和计算机连机,把这些音像资料输入电脑,再通过刻录机刻成光盘。不仅便于保存,而且可以利用各种配套软件随时编辑、剪辑、处理,以适应不同的用途。 在有条件的情况下,最后应该配置的就是笔记本电脑和便携式打印机了。因为它可以帮你实现真正的彻底的规范化和资料数字化。通过它们,你可以将需要现场制作的法律文书的数字化工作轻而易举地实现(后面在“建立数字化档案”一节中我还要具体地谈到)。如果条件有限,笔记本电脑可以选用二手的,目前,一台P2的二手笔记本电脑市场价也就在3000元左右,配置已经足够现场制作法律文书所用了。 2、建立数字化档案 目前,各单位发出的文字材料普遍都是打印的,但报表、卷宗的制作就良莠不齐了。如果将此类工作中能够自行制作的大部分文书、文件、材料都输入电脑,不仅规范、美观,而且形成模式后,方便快捷,省时省力。比如,人工填写一份责令限期改正通知书(火灾原因认定书、责任认定书等法律文书也同样)同样的内容要书写两次,如果在电脑里,输入一次,稍做改动就可以完成了。就拿火灾卷和处罚卷为例,其中绝大多数文书、文件都可以自行制作,只有处罚决定书等带有编号的文书不可以(但其中大多数也可以用针式打印机,通过事先准备好的格式进行规范填写)。所以,可以事先把各种卷宗样式输入微机,用时填入内容,打印,个别文书送达一份,交当事人签字(通常是为了证明送达或告知)一份,履行过审批等各种手续,待各种文件、文书齐备后,卷宗也就组好了。当然,有的同志可能问,询问笔录、责令当场、限期改正通知书等需要现场制作的文书能数字化吗?我想当然能,只不过需要一些条件。如果有一台笔记本电脑和一台便携式打印机,就齐了。拿笔录的制作为例,当场询问,当场记录,当场打印,当场签字,只要是键盘输入速度一般,所需时间不会比手写长。如果是责令当场(限期)改正通知书等需要重复书写的文书还要比手写快许多。同时,最重要的是在达到规范美观目的的同时,这些文书文件的数字化已经实现了。当然,这需要做大量的前期工作,比如,笔录的格式要事先设定好,只等填上询问的内容,这样可以节省时间,提高效率。 3、 充分利用网络,获取信息 网络这条信息高速路已经成为这个快节奏时代的重要标志之一,公安信息网是公安部为公安战线上各部门和单位提供的一个信息量大、传播速度快、交互式的重要信息库。我们要充分利用好它,尽管目前我们这个地区还很落后,公安网还没有接入到许多大队和消防科,但我相信不久的将来这就会实现。通过网络,我们可以迅速、高效地了解到国际、国内消防工作的动态、信息,及时掌握国家有关政策,为消防监督工作指引方向,通过网上的聊天室、BBS留言板等途径,可以与全国各地消防战线的同志们探讨实际问题,交流经验,共同进步。有条件和能力的话,可以在公安网上建立自己的网站,为网友们提供一片新天地。 另外,通过在网上浏览,可以下载有用的各种规范和软件,例如我就曾经在INTER网的“中国消防人”网站上下载过《建规》、《高规》等各种消防规范和相关法规的电子版,无论是学习还是查找,都很方便。还曾下载过一个叫《消防法律文书管理系统》的软件,也很实用。 4、 数据备份和计算机系统的维护 除了根据各种设备的操作规程规范使用外,计算机硬盘数据的备份和维护也很重要,因为计算机硬盘如果出现意外问题,将意味着很多数字化的工作成果将付之东流。首先,C盘安装上各种软件和外设驱动程序后,要用GHOST软件做系统备份,将备份文件存在硬盘的其他分区;其次,所有系统外的其他有关工作的需要长期保存的文件均不能放在C盘,包括“我的文档”。这样,如果一旦系统瘫痪,不仅有用数据不丢失,而且你可以很快通过GHOST软件将以前备份的系统在10分钟左右恢复回来,迅速返回正常工作状态。 另外,平时定期扫描磁盘、整理磁盘碎片,防止文件、数据丢失和磁盘损坏。定期(例如每月、每季度或每年)将重要数据刻录成光盘保存,以免丢失。 数字化、网络化已经成为很多老百姓的口头禅,越来越被人们所接受和应用,我想我们光荣而伟大的消防事业也要紧跟时代潮流,通过对我们工作的数字化、网络化,来更好、更快、更出色的完成我们消防监督工作任务,确保一方平安,让祖国放心,让人民满意! ========================= 武警黑龙江省黑河市消防支队经济合作区消防科 参谋 谢非 二○○三年三月十三日
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